Privacy

Privacyverklaring

Indien u direct of indirect persoonsgegevens met ons deelt, zijn wij, woon- zorgcentrum De Vijverhof, verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. We hechten veel belang aan uw privacy. De door u aan ons verstrekte persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd in overeenstemming met de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). Wanneer u als betrokkene persoonsgegevens aan de Vijverhof verstrekt, worden uw gegevens opgenomen in de databank van de Vijverhof. In deze verklaring geven we uitleg over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Definities 

Autoriteit Persoonsgegevens (AP): de toezichthoudende autoriteit, een onafhankelijke instantie die erover waakt dat persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden verwerkt en zo nodig sancties kan opleggen als dat niet gebeurt.

Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, de cliënt, of zijn (wettelijk) vertegenwoordiger, verwant, vrijwilliger, sollicitant, directe of ingehuurde werknemer, of vertegen-woordiger van een zakelijke relatie (zoals een opdrachtgever, leverancier, of ander(e) bedrijf of instelling).

Bijzondere categorieën persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Functionaris voor gegevensbescherming (FG): functionaris die door de zorgaanbieder moet of kan worden aangesteld voor het informeren en adviseren over en het toezicht houden op de toepassing en naleving van de AVG en andere gegevensbeschermingsbepalingen.

Gezondheidsgegevens: gegevens over de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezond-heidstoestand wordt gegeven.

Persoonsgegevens: alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Algemene bepalingen

De Vijverhof volgt voor de verwerking van persoonsgegevens de beginselen zoals deze in de AVG zijn opgesteld. Onderstaande beginselen worden bij de verwerking van persoonsgegevens te allen tijde gerespecteerd:

  • Rechtmatig, behoorlijk en transparant;
  • Uitsluitend voor gerechtvaardigde en vooraf vastgestelde doeleinden;
  • Niet meer of langer bewaard dan noodzakelijk;
  • Juist, actueel en vertrouwelijk;
  • Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Er worden alleen persoonsgegevens verwerkt voor specifiek vastgestelde doelen op basis van een rechtmatige grondslag. Deze doelen zijn:

  • Het nakomen van geldende wet- en regelgeving; 
  • Het tot stand brengen/uitvoeren van huur-, zorg- of aanverwante overeenkomsten;
  • Het tot stand brengen/uitvoeren van overeenkomsten met vrijwilligers/stagiaires;
  • Handelingen in het kader van een (mogelijke) arbeidsverhouding;
  • Het leggen/onderhouden van schriftelijk, mail of telefonisch contact;
  • Handelingen ter ondersteuning van de zorg die wordt geboden aan cliënten;
  • Informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, Spraakwater);
  • Opstellen van managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles.

De rechtmatige grondslagen waarop de Vijverhof in beginsel een beroep doet voor de verwerking van uw (bijzondere)persoonsgegevens zijn:

  • Uitdrukkelijke toestemming;
  • Noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • Noodzakelijkheid om te voldoen aan een wettelijke plicht;
  • Noodzakelijkheid voor de goede behandeling/verzorging van betrokkene;
  • Noodzakelijkheid om de vitale belangen te beschermen.

Gegevens die wij verwerken van website-bezoekers

Om toegang te krijgen tot bepaalde onderdelen van onze website, kan de gebruiker worden gevraagd om persoonlijke en/of bedrijfsgegevens op te geven, zoals naam en adres. Dergelijke gegevens zullen door De Vijverhof te allen tijde vertrouwelijk worden behandeld en alleen ten behoeve van de relatie met De Vijverhof worden verwerkt. De Vijverhof zal de gegevens van de gebruikers niet aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor het leveren van de door de gebruikers bestelde diensten en/of producten. In dergelijk gevallen zijn deze derden niet gerechtigd de gegevens voor enig ander doel te gebruiken dan in verband met het leveren van de door de gebruikers bestelde diensten en/of producten. Hoewel niet iedere gebruiker zich er wellicht van bewust is, wordt door uw aanwezigheid op het Internet tussen uw computer en andere computersystemen continu informatie uitgewisseld, zoals IP-nummer, type besturingssysteem, type internetbrowser, etc. Bij beheerders van de computersystemen en websites is deze informatie beschikbaar en kan worden gebruikt om kwaliteit en toegankelijkheid van de betreffende website te verbeteren. Voor zover onze beheerder dergelijke gegevens gebruikt, worden deze gegevens louter en alleen ten behoeve van het verbeteren van onze website gebruikt en zal de informatie na gebruik worden verwijderd.

Gegevens die wij verwerken van betrokkenen

De Vijverhof verwerkt (indien van toepassing en toegestaan) onder meer de volgende gegevens: NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats), e-mailadres, telefoonnummer, contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum- en plaats, geslacht, burgerlijke staat, curriculum vitae (CV), werkervaring, bankrekeningnummer, polis- of klantnummer zorgverzekeraar, opleiding- en scholingsgegevens, referenties, (kopie) pasfoto, (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning. Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web- en “mijn”-omgevingen, (self service) portals en/of ons intranet, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

De Vijverhof kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar relaties, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), arbodienst, auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers). Daarnaast kan de Vijverhof uw gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor heeft gekregen. Met derden die in opdracht van de Vijverhof persoonsgegevens verwerken zijn/worden verwerkersovereenkomsten opgesteld waarin duidelijke afspraken zijn vastgelegd over de bescherming van uw persoonsgegevens.

Wij verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover u hier expliciet toestemming voor geeft, dan wel daartoe een (andere) wettelijke grondslag bestaat. Omdat o.a. gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens zijn, gelden voor het verwerken daarvan strenge regels. Deze gegevens mogen worden verwerkt door de Vijverhof, dit doen wij met het oog op goede ondersteuning of verzorging van de cliënt, dan wel het beheer van de betreffende instelling. Gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt door personen die tot geheimhouding verplicht zijn uit hoofde van hun ambt, beroep of een wettelijk voorschrift dan wel krachtens een overeenkomst. Tot de bijzondere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, hebben alleen personen toegang die over deze gegevens mogen c.q. dienen te beschikken voor (de uitvoering van) hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving.

Beveiliging

De Vijverhof spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van de Vijverhof, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gebonden aan een geheimhoudingsbeding.

Ondanks de door ons genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. De Vijverhof kan hiervoor nooit op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld.

Bewaartermijn

De Vijverhof bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving. Voor gezondheidsgegevens die binnen de zorgrelatie worden verwerkt, zoals het dossier van de cliënt, gelden verschillende bewaartermijnen.

Inzagerecht, vragen, opmerkingen en klachten

U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken aan te geven welke gegevens wij van u verwerken. Daarnaast kunt u op elk gewenst moment via de hierna beschreven procedure verzoeken uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. 

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot deze privacyverklaring of de manier waarop de Vijverhof uw gegevens registreert, gebruikt en verwerkt, kunt u deze per e-mail kenbaar maken aan onze Functionaris Gegevensbescherming via AVG@hsbdevijverhof.nl, dan wel door een brief te sturen naar:
Woon-zorgcentrum De Vijverhof
Reigerlaan 251
2903 LJ Capelle aan den IJssel.

Via bovengenoemde kanalen kan tevens melding gemaakt worden van foutieve verwerkingen of datalekken. Indien nodig wordt hiervan melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij streven ernaar binnen één week na ontvangst van uw vraag of opmerking te reageren. Voor klachten en gecompliceerde verzoeken hanteren we een reactietermijn van vier weken.

Aanpassen Privacyverklaring

De Vijverhof kan deze Privacyverklaring aanpassen. De meest actuele privacyverklaring is altijd via de website van de Vijverhof te raadplegen. Laatste wijziging 10-06-2018