Vrijwilligersbeleid

In deze nota wordt het vrijwilligersbeleid van De Vijverhof be-schreven. Dat doen we op basis en met gebruikmaking van de ‘handleiding voor het opzetten van vrijwilligersbeleid’, door de bedrijfsunit Vrijwilligerswerk uitgegeven. Deze handleiding wordt gebruikt bij het adviseren en ondersteunen van organisaties die met vrijwilligers werken of willen gaan werken.

Vrijwilligersbeleid is personeelsbeleid voor vrijwilligers. Het regelt allerlei zaken, stelt voorwaarden, legt afspraken vast en benoemt de middelen die worden ingezet. Hierdoor kunnen vrijwilligers tot hun recht komen en kunnen zij hun eigen doelen nastreven terwijl ook de doelstellingen van de organisatie worden gerealiseerd.

Vrijwilligersbeleid is gebaseerd op drie pijlers:

  • Visie: de opvattingen ten aanzien van het werken met vrijwilligers

  • Voorwaarden: onder welke voorwaarden vindt dat werk plaats 

  • Verbintenis: investeringen in een vrijwilligersvriendelijk klimaat

De visie beschrijven we als eerste en vervolgens komen voorwaarden en verbintenis  aan de orde als we ingaan op het werven, belonen, begeleiden, behouden en beëindigen, dit zijn de kernbegrippen in het vrijwilligersbeleid.

Werken met vrijwilligers

onze visie en geschiedenis

Vrijwilligerswerk is een onmisbaar element in onze samenleving en van groot individueel, maatschappelijk en economisch belang: zonder vrijwilligerswerk vertoont de samenleving geen sociaal gezicht. Vrijwilligerswerk biedt mensen de mogelijkheid blijk te geven van hun solidariteit en betrokkenheid bij andere (zorgbehoeftige) mensen of de samenleving als geheel, waardoor deze minder kil en zakelijk is. Vrijwilligerswerk biedt mensen de mogelijkheid om te participeren, een mogelijkheid om erbij te horen in de samenleving. Vrijwilligers leveren grote bijdragen aan allerlei sociale processen. Het vrijwilligerswerk heeft daarnaast een expliciete signalerende functie en vormt de bron van veel initiatieven en voorzieningen, van emancipatieprocessen, van ontwikkeling van de samenleving, van de oplossing van maatschappelijke problemen en knelpunten.

De Vijverhof, sinds juli 1961 gevestigd aan de Reigerlaan te Capelle aan den IJssel, is een zorgcentrum voor intra- en extramurale zorgverlening. De Vijverhof streeft naar het verlenen van ouderenzorg met een eigen gezicht, herkenbaar voor iedereen. Hierbij richt de zorgverlening zich op de zorgvrager in zijn totale menszijn (holistische benadering). Dit betekent dat de instelling niet alleen aandacht schenkt aan de lichamelijke aspecten van een ‘bewoner’, maar dat ook aandacht wordt geschonken aan de psychische en  sociale en aspecten. Uiteraard naar behoefte van de bewoner en binnen de mogelijkheden van de organisatie.       

Naast de professionele hulpverlening is de aanwezigheid van vrijwilligers voor het verrichtten van de zogenaamde hand- en spandiensten ten behoeve van de hulpvragers, met name aan ouderen van ons zorgcentrum, onmisbaar. Hierbij kan gedacht worden aan vriendschappelijk contact, assisteren bij recreatieve activiteiten, boodschappen doen e.d.

Binnen de Intramurale Zorg bieden we inmiddels steeds meer vrijwilligerswerk aan dat gericht is op het ondersteunen van mensen met meer complexe problemen. Dit varieert van zorg voor cliënten die geen mantelzorgers of familieleden hebben die regelmatig op bezoek komen. Het   vrijwilligerswerk is niet alleen leuk, maar ook zeer interessant en boeiend en waarvoor je bovendien een onbetaalbare ervaring terugkrijgt.

Extramurale Zorg

Vrijwilligers bieden ondersteuning bij diverse recreatieve activiteiten in de recreatieruimte van senioren appartementen-complex ‘de Merel’. De vijf senioren appartementencomplexen zijn middels een aparte stichting verbonden aan De Vijverhof.  Elke dag, behalve op zondag, zijn er activiteiten in de recreatieruimte. Verder is het mogelijk voor de huurders, woonachtig in de senioren appartementencomplexen, deel te nemen aan bepaalde activiteiten in het zorgcentrum van De Vijverhof.

 “Wat we doen, doen we goed!” Hiermee willen we benadrukken dat we veel investeren in het deskundig maken en houden van onze vrijwilligers door het bieden van allerlei vormen van des-kundigheidsbevordering.

Samengevat: De Vijverhof is een professioneel werkende zorgorganisatie, waarbinnen vrijwilligers een belangrijke plaats innemen. Op allerlei fronten zijn vrijwilligers actief. Alle vrijwilligers die bij De Vijverhof actief zijn, verrichten belangrijk werk, maar de rol die zij binnen de organisatie innemen is verschillend. De grootste groep bestaat uit vrijwilligers ten behoeve van de Intramurale Zorg

Het werven van vrijwilligers

De (potentiële) vrijwilliger is kritischer en mondiger geworden en gaat bij zijn of haar keuze uit van een aantal persoonlijke motieven en overwegingen. De keuzemogelijkheden voor de besteding van de (vrije) tijd zijn nog nooit zo talrijk geweest als nu. Wil het vrijwilligerswerk levensvatbaar zijn in relatie tot andere vormen van tijdsbesteding, dan zal er veel aandacht besteed moeten worden aan de individuele wensen en behoeften van de vrijwilligers, om ze binnen te halen, maar vooral ook om ze te behouden.
 
Bij De Vijverhof maken we geen onderscheid in vrijwilligers. Ieders bijdrage is van belang voor het welzijn van de cliënten. Wel zijn er verschillen in interesses die vrijwilligers hebben voor bepaalde activiteiten. Hier wordt sterk rekening mee gehouden. 

Werving en selectie:

De Vijverhof beschikt in totaliteit over zo’n 55 vrijwilligers. De gemiddelde leeftijd ligt over het algemeen boven de 65 jaar. Er zijn voldoende vrijwilligers om de activiteiten te ondersteunen.

De werving is een punt van aandacht. Dit heeft zowel te maken met een toenemende vraag van activiteiten alsmede de hoge leeftijd van onze vrijwilligers.

Wat hebben we te bieden:

  • Zinvolle activiteiten verrichten met ouderen in een professioneel georganiseerd zorgcentrum, zoals cliënten van en naar de activiteiten begeleiden, koffie/drankjes inschenken in de recreatie ruimte, tijdens activiteiten hulp bieden waar nodig, het met de winkelwagen langs de afdelingen, en cliënten/klanten helpen in de winkel.

  • de mogelijkheid om een sociaal praatje met de cliënt te houden, men blijft hierdoor actief en zinvol bezig.

  • goede begeleiding.

  • goede faciliteiten en voorzieningen.

Wat verwachten wij van de vrijwilliger:

Aan de vrijwilligers worden geen opleidingseisen gesteld. Afhankelijk van de doelgroep op wie de vrijwilliger zich wil richten en de aard en inhoud van de activiteit, worden wel ver- wachtingen gesteld (met name: aanpassingsvermogen, betrouwbaarheid en luistervaardig- heid). Daarnaast kunnen vrijwilligers deelnemen aan een basiscursus psychogeriatrie.

Ten aanzien van de te verrichten activiteiten wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen, behoeften en beperkingen van de vrijwilligers.

Werving van vrijwilligers:

Door de goede naamsbekendheid van De Vijverhof melden mensen zich aan. Meestal zijn dit omwonenden die op een of andere wijze betrokken zijn geraakt bij de organisatie. Ook familieleden van (een overleden) cliënten willen weleens vrijwilliger worden. Aan-melding wordt geregeld door de algemeen activiteiten-begeleidster van de Vijverhof. Deze functionaris is  verantwoordelijk voor de aanname en begeleiding van de vrijwilligers.

Hoe selecteren we:

Er zijn geen specifieke selectiecriteria. Wel dient er interesse te zijn voor de activiteiten die door de vrijwilliger zal worden begeleid. En van belang is een invoelend vermogen naar cliënten te hebben. Uiteraard dient men te passen binnen de cultuur van de organisatie.
 
De selectie zelf: na het intakegesprek wordt de kandidaat vrijwilliger  door de algemeen activiteitenbegeleidster persoonlijk op de hoogte gesteld van de bevindingen vanuit het intakegesprek en worden zij in de gelegenheid gesteld hierop te reageren.
 
Hierna start voor de vrijwilliger een proefperiode van een maand. Bij positieve bevindingen vindt er een aanstelling voor onbepaalde tijd plaats.

Hoe vindt de introductie plaats:

De introductie heeft een beperkte omvang. De vrijwilliger dient vanzelfsprekend kennis te maken met de organisatie, in het bijzonder de betreffende afdelingen en met de beroepskrachten met wie er regelmatig contact zal zijn.

De vrijwilligers die ondersteunende activiteiten verrichten ten behoeve van de cliënten worden aan collega’s voorgesteld en ontvangen de belangrijkste informatie over de betreffende activiteiten en/of bijzonderheden over de groep cliënten.

Werkafspraken en vrijwilligersovereenkomst

Afspraken over zaken die vrijwilligers en De Vijverhof wederzijds van elkaar kunnen verwachten, over wederzijdse rechten en plichten, worden mondeling besproken in het werving en selectie gesprek (intake).

Op welke wijze zijn de taken geformuleerd

In de intake komen de volgende onderwerpen aan bod:

  • Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

  • Werkwijze en tijden waarop de vrijwilliger wordt verwacht (rooster)

  • Begeleidingsaspecten

  • Gedragscodes en huisregels en informatiebord

  • Verzekeringen en vergoedingen

  • Mogelijkheden tot overleg, waarin men de mening kan uiten.

  • Geheimhoudingsplicht

  • Beëindiging van de overeenkomst

Belonen van vrijwilligers

Onkostenvergoedingen:

Uitgangspunt is dat wanneer er kosten worden gemaakt voortvloeiend uit het  vrijwilligerswerk, deze worden vergoed. Altijd voorafgaand in overleg met de algemeen activiteiten-begeleidster van de organisatie.

Verzekeringen:

De volgende verzekeringen zijn door De Vijverhof voor de vrijwilligers afgesloten:

  • Aansprakelijkheidsverzekering

  • Collectieve ongevallenverzekering (verzekerden: alle vrij-willigers die niet ouder zijn dan 80 jaar)

Arbeidsomstandigheden:

Arbeidsomstandigheden hebben betrekking op factoren die voor de uitvoering en de beleving van betreffende begeleiding in de activiteit relevant zijn. In enge zin gaat het om fysieke om-standigheden waaronder deze begeleiding plaats vindt. Arbeidsomstandigheden hebben bijvoorbeeld betrekking op de grootte en de inrichting van de activiteitenplek, privacy van de werkplek, de klimaatbeheersing (temperatuur en luchtvochtigheid), de brandveiligheid en vluchtwegen.

De Arbowet geldt voor iedere werkgever en werknemer in Nederland. Natuurlijk geldt de wet ook voor vrijwilligers. Het zou vreemd zijn om vrijwilligers buiten beschouwing te laten als het gaat om hun veiligheid en gezondheid op het werk. Goede arbeidsomstandigheden zijn voor iedereen van belang.

Vormen van waardering

Het geven van aandacht en het uitspreken van waardering en erkenning is essentieel bij het motiveren van vrijwilligers. Naast het regelmatig uitspreken hiervan zijn er binnen De Vijverhof diverse momenten om de vrijwilligers te bedanken voor hun inzet:

  • 3 maal per jaar een uitgebreide koffieochtend, met een kleine attentie.

  • deskundigheidsbevordering

  • 1 maal per jaar een uitgebreid themadiner, met een attentie.

Begeleiden van vrijwilligers

De begeleiding is zowel gericht op het welzijn van de vrijwilliger als op de kwaliteit van het vrijwilligerswerk. Dat betekent dat er naast het goed verrichten van het werk veel aandacht moet zijn voor de beleving en de motivatie van de vrijwilliger. Daarom is het belangrijk te weten waarom de vrijwilliger gekozen heeft voor het vrijwilligerswerk. De begeleiding wordt gegeven door de algemeen activiteitenbegeleidster van De Vijverhof en kan zowel individueel als groepsgewijs plaatsvinden.

  • Begeleiding: De vrijwilligers worden individueel en groeps-gewijs ondersteund en begeleid tijdens de inzet. De mate waarin en de wijze waarop is afhankelijk van het soort activiteit dat wordt verricht.

  • Conflicthantering: Om conflicten te voorkomen dan wel op te lossen, liggen de volgende vormen voor: individueel overleg. Het klachtenreglement is een procedure voor opvang, bemiddeling en behandeling van klachten van vrijwilligers die bij De Vijverhof actief zijn.

  • Deskundigheidsbevordering: Alle vrijwilligers kunnen in aanmerking komen voor deskundigheids-bevordering o.a. op het gebied van het begeleiden van psychogeriatrische cliënten.

Behouden van vrijwilligers 

Naast het binnenhalen, belonen en begeleiden van vrijwilligers is het van essentieel belang vrijwilligers te behouden. Als er aandacht is voor waarderen en begeleiden van vrijwilligers zal de kans dat vrijwilligers kunnen worden behouden toenemen.
 
Het volgende wordt ondernomen om vrijwilligers voor langere tijd te behouden.

  • waardering en erkenning

  • goede arbeidsomstandigheden

  • zo veel mogelijk aansluiten bij de motivatie en de wensen en behoeften van vrijwilligers

  • onderzoek naar tevredenheid onder vrijwilligers  

  • tijdig verstrekken van goede informatie omtrent De Vijverhof e.d.

  • aandacht voor activiteiten die meer toegesneden zijn op mogelijkheden, wensen en behoeften van de vrij-williger

Beëindigen van de overeenkomst

Het verzorgen van een goede introductie, informatie, begeleiding, waardering en regelmatig contact voorkomt dat we te laat merken dat een vrijwilliger het niet meer naar z’n zin heeft en wil stoppen. Toch kan er een moment komen dat een vrijwilliger concludeert dat ‘het goed is geweest’ en aangeeft op korte termijn te willen vertrekken.
 
Voor de organisatie is het dan belangrijk om te achterhalen wat de reden van vertrek is en hoe de vrijwilliger terugkijkt op de periode dat hij/zij bij De Vijverhof actief was. Deze informatie kan er toe leiden dat er maatregelen worden genomen om knelpunten weg te nemen en verbeteringen door te voeren. Daarnaast vinden we het belangrijk dat een vrijwilliger nooit met stille trom vertrekt. Afscheid nemen ‘met een goed gevoel’ is belangrijk voor de vrijwilliger én voor de organisatie.
 
Er zijn twee manieren om afscheid te nemen:

  • schriftelijk (dit is een vorm die zelden voorkomt in De Vijverhof)

  • mondeling in de vorm van een ‘afsluitingsgesprek’ met het uitreiken van een bloemetje. 

Mondeling in de vorm van een afsluitingsgesprek

Indien realiseerbaar, wordt er met de vertrekkende vrijwilliger een persoonlijk gesprek gevoerd. Eventueel kan er ook gekozen worden voor een telefonisch onderhoud. In dit gesprek wordt de periode dat de vrijwilliger bij De Vijverhof actief was geëvalueerd. Zowel de positieve als negatieve aspecten mogen aanbod komen. De bedoeling is tenslotte om er als organisatie iets van te leren. De verkregen informatie moet bijgehouden worden. De gesprekken met vertrekkende vrijwilligers kan informatie opleveren over:

  • de sfeer;

  • de manier van werken;

  • de inhoud van de activiteiten;

  • de begeleiding;

  • de indruk die de vertrekkende vrijwilliger meeneemt van de organisatie;

  • de leerpunten van de vrijwilliger;

  • de motieven om te vertrekken.

In het gesprek zal uiteraard ook aandacht zijn voor de bijdrage die de vrijwilliger heeft geleverd. Dit gesprek kan dus ook gezien worden als een ‘bedankgesprek’.
 
Indien het niet mogelijk is om een afspraak te maken, wordt er een bedankbriefje en een bloemetje verstuurd.

Vrijwilligersbeleid